15 Dicembre 2021

Strumenti e processi digitali nel diritto societario: recepita la direttiva UE

Con l‘emanazione del D.lgs. 8 novembre 2021, n. 183 (G.U. n. 284 del 29-11-2021 – testo in calce) è stata recepita la Direttiva (UE) 2019/1151 recante modificazioni alla Direttiva (UE) 2017/1132 avente ad oggetto l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario.
La Direttiva prevede che gli Stati membri predispongano procedure on line ad hoc per la costituzione di società, registrazione di succursali e presentazione di documenti ed informazioni presso il registro delle imprese degli Stati membri dell‘Unione europea.

Per effetto del recepimento della normativa comunitaria, sono state introdotte nel nostro ordinamento specifiche disposizioni relative ai seguenti ambiti:

costituzione on line di s.r.l. e s.r.l.s.;
misure di interdizione degli amministratori;
pubblicità degli atti e delle informazioni presso il registro delle imprese;
disciplina pubblicitaria delle sedi secondarie;Le nuove disposizioni entrano in vigore il 14 dicembre 2021.

1.Atto costitutivo di s.r.l. e s.r.l.s. in videoconferenza

L‘art. 2 del D.lgs. n. 183/2021 è attuativo dell‘art. 13-octies della Direttiva (UE) 2019/1152 in forza del quale gli Stati membri provvedono affinché la costituzione delle società possa essere completamente svolta online. Ciò può avvenire senza la partecipazione personale dei richiedenti dinanzi a un’autorità o a qualsiasi persona od organismo incaricato a norma del diritto nazionale di occuparsi di qualunque aspetto della costituzione online delle società, ivi compresa la redazione dell’atto costitutivo.
L‘art. 2, comma 1, del D.lgs. n. 183/2021 dispone dunque che l‘atto costitutivo delle s.r.l. e delle s.r.l.s. possa essere ricevuto dal notaio attraverso la partecipazione in video conferenza delle parti o di alcune di esse.
Per poter usufruire di questa modalità è necessario che la società abbia sede in Italia ed il capitale sia stato versato mediante conferimenti in denaro da eseguirsi mediante bonifico bancario su un conto corrente dedicato tenuto presso il notaio.
L‘atto costitutivo deve inoltre assumere la forma dell‘atto pubblico informatico che viene ricevuto dal notaio attraverso l‘ausilio di una apposita piattaforma telematica predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato.

1.1.Piattaforma telematica

Ai sensi del combinato disposto ex art. 47, art. 49 e 51 della Legge 16 febbraio 1913 n. 89, la stipulazione dell‘atto notarile deve avvenire con la presenza fisica delle parti, in quanto sono necessarie: (a) l’identificazione; (b) l’indagine della volontà delle parti e l’adeguamento della stessa all’ordinamento giuridico, nonché (c) la sottoscrizione dell‘atto notarile.
Per poter applicare una modalità di stipulazione a distanza, il legislatore ha previsto l‘introduzione di un meccanismo che fornisca adeguate garanzie anche sotto il profilo della sicurezza, tanto è vero che è stato adottato, come si è già avuto modo di anticipare, un sistema che prevede l’utilizzo di una piattaforma telematica predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato accessibile ed utilizzabile dai notai.
L‘art. 2, comma 2, del D.lgs. n. 183/2021 dispone che la piattaforma telematica deve consentire di:
accertare l‘identità delle parti attraverso l‘uso di mezzi di identificazione elettronica aventi un elevato livello di garanzia;
verificare l’apposizione della firma digitale o di altro tipo di firma elettronica qualificata da parte del titolare;
verificare e attestare la validità dei certificati di firma utilizzati;
percepire ciò che accade alle parti collegate in videoconferenza nel momento in cui manifestano la loro volontà;
Da un punto di vista tecnico la piattaforma deve altresì permettere:
il collegamento continuo con le parti in videoconferenza;
la visualizzazione dell’atto da sottoscrivere;
l’apposizione della sottoscrizione elettronica da parte di tutti i firmatari;
la conservazione dell’atto mediante collegamento con la struttura predisposta e gestita dal Consiglio nazionale del notariato;
il tracciamento di ogni attività;
il rilascio alle parti di una firma elettronica ai fini della sottoscrizione dell‘atto. L‘art. 2 del D.lgs. n. 183/2021 prevede poi che il notaio deve interrompere la stipula dell’atto in videoconferenza e richiede la presenza fisica delle parti quando sorgano dubbi circa:
l’identità delle parti;
la capacità di agire e la capacità delle parti di rappresentare la società.Il notaio ha peraltro la facoltà di rettificare l‘atto informatico mediante propria certificazione contenuta in atto pubblico formato con modalità informatica quando vi siano errori od omissioni materiali relativi a dati preesistenti alla sua redazione.

1.2.Modelli uniformi

L‘art. 2, comma 3, del D.lgs. n. 183/2021 dà poi attuazione all‘art. 13-nonies della Direttiva 2019/1152 in forza del quale gli Stati membri sono chiamati a mettere a disposizione i modelli sui portali o sui siti web per la registrazione accessibili mediante lo sportello digitale unico.
Per la predisposizione dell‘atto pubblico informatico sarà perciò possibile fare ricorso a modelli uniformi predisposti dal Ministro dello sviluppo economico che verranno adottati entro 60 giorni dall‘entrata in vigore del decreto.
I modelli dovranno essere redatti anche in lingua inglese e saranno pubblicati sul sito istituzionale di ciascuna Camera di commercio.
Le parti che faranno ricorso a questa modalità di conclusione dell‘atto di costituzione potranno beneficiare di un risparmio per quanto concerne le spese notarili: la norma dispone infatti che il compenso per l’attività del notaio è calcolato in misura non superiore a quello previsto dalla Tabella C)-Notai del Decreto del Ministro della giustizia 20 luglio 2012, n. 140, ma in questo caso è ridotto alla metà.

2.Pubblicità di dati e atti societari in modalità digitale

L‘art. 3 del D.lgs. n. 183/2021 richiama quanto previsto dall‘art. 16 della Direttiva 2019/1152 in materia di pubblicità nel registro delle imprese.
La norma precisa che la pubblicità dei dati e degli atti societari è regolata secondo modalità informatiche in conformità a quanto disposto dall‘art. 8, art. 11, comma 8 ed art. 14, comma 7 del D.P.R. 7 dicembre 1995, n. 581, così come ivi richiamati nella seguente tabella riepilogativa.

Art. 8
D.P.R. n. 581/95
gli atti e i documenti soggetti a deposito o iscrizione o annotazione nel registro delle imprese sono archiviati secondo tecniche informatiche e possono essere distrutti dopo l‘archiviazione dell‘immagine
la conformità all‘originale dell‘immagine archiviata è attestata dal responsabile del procedimento su immagine del documento archiviato
l‘immagine archiviata secondo tecniche informatiche sostituisce il documento archiviato ad ogni effetto di legge

Art. 11
D.P.R. n. 581/95
l‘iscrizione nel registro delle imprese è eseguita entro 5 giorni dalla data di protocollazione quando la domanda è presentata su supporti informatici

Art. 14
D.P.R. n. 581/95
l’ufficio procede all’archiviazione dell‘atto e dei documenti allegati secondo tecniche informatiche, nonché alla memorizzazione degli estremi dello stesso nel registro delle imprese

Gli atti e i dati concernenti le società di capitali vanno conservati in forma digitalizzata così come previsto dall‘art. 3, comma 2 del D.lgs. n. 183/2021.
La norma precisa altresì che la conservazione dei documenti e delle informazioni deve essere effettuata in formato aperto oppure come dati strutturati [7].
Si evidenzia infine che la disposizione rinvia ad un apposito decreto del Ministro dello sviluppo economico con cui dovranno essere definite le modalità di dettaglio per l’interscambio dati mediante il sistema di interconnessione dei registri di cui alla Direttiva (UE) 2017/1132, oltre che con riferimento all’interscambio dei dati ai sensi dell‘art. 2508-bis c.c. da assumersi in conformità con le previsioni del regolamento (UE) 2021/1042.

3. Sedi secondarie: registrazione e cessazione

Sono state recepite le disposizioni contenute negli artt. 28-bis e 28-quater della Direttiva (UE) 2019/1151 che descrivono la procedura per l’interscambio di dati d’ufficio tra i registri delle imprese europei nel caso di registrazione e chiusura delle succursali di una società costituita secondo le disposizioni di un altro Stato membro. Le norme comunitarie hanno l‘obiettivo di assicurare che le informazioni siano riportate automaticamente anche sul registro della società principale [8] [9].
Nel dare attuazione a quanto previsto dalla Direttiva (UE) 2019/1151, l‘art 4 del D.lgs. n. 183/2021 dispone pertanto che la registrazione o la cancellazione nel registro delle imprese della sede secondaria di una società di capitali soggetta alla legge di uno Stato membro vada comunicata allo Stato membro in cui la società è registrata.
La comunicazione è effettuata, senza indugio, attraverso il sistema di interconnessione dei registri delle imprese (BRIS) [10].
Nel caso di sede secondaria registrata nel territorio di uno Stato membro da parte di una società di capitali soggetta alla legge italiana, la norma prevede che il registro delle imprese debba rilasciare prova della ricezione della comunicazione.
È esclusa l‘applicazione dell‘art. 2197, comma 4, c.c.. per quanto riguarda le sedi secondarie registrate nel territorio di un altro Stato membro da società di capitali soggette alla legge italiana.

4. Deposito telematico di atti e informazioni relativi alle società

L‘art. 5 del D.lgs. n. 183/2021 disciplina le modalità di deposito online delle società aventi ad oggetto la sottoscrizione delle istanze di iscrizione o deposito degli atti o dei dati nel registro delle imprese.
La norma precisa infatti che le istanze di iscrizione ovvero il deposito degli atti o dei dati nel registro delle imprese possono essere sottoscritti dal soggetto obbligato o legittimato mediante firma elettronica qualificata o firma digitale.
Si tratta di modalità che riguardano la sottoscrizione di atti predisposti attraverso la modulistica elettronica approvata con Decreto del Ministro dello sviluppo economico ai sensi degli art. 11, comma 1 ed art. 14, comma 1, del D.P.R. 7 dicembre 1995, n. 581.
L’identificazione dei soggetti richiedenti va eseguita attraverso gli strumenti di identificazione elettronica di cui all’art. 6 del regolamento (UE) 2014/910.

5. Modifiche al codice civile: norme sull‘interdizione degli amministratori

L‘art. 6 del D.lgs. n. 183/2021 attua quanto previsto dall‘art. 13-decies della Direttiva (UE) 2019/1152 in materia di amministratori interdetti.

L‘art. 13-decies, comma 1 e 2, della Direttiva 2019/1152 dispone in particolare che gli Stati membri debbono:
predisporre norme sull’interdizione degli amministratori che devono comprendere la previsione della facoltà di tenere conto delle cause di esclusione in vigore o delle informazioni pertinenti in materia presenti nella legislazione nazionale di un altro Stato membro;
esigere che le persone candidate come amministratori dichiarino se sono a conoscenza di circostanze che potrebbero comportare una causa di interdizione.
Alla luce di quanto previsto dalla normativa comunitaria, l‘art. 6, comma 1, del D.lgs. n. 183/2021 ha innanzitutto esteso agli amministratori delle s.r.l. le cause di ineleggibilità e decadenza contemplate dall‘art. 2382 c.c. per gli amministratori di s.p.a.

L‘art. 6, comma 2, del D.lgs. n. 183/2021 ha inoltre previsto che la nomina degli amministratori va preceduta dalla presentazione da parte del soggetto interessato di una dichiarazione circa l’inesistenza di:

cause di ineleggibilità come specificate dall’art. 2382 c.c.;
interdizioni dall’ufficio di amministratore adottate in uno Stato membro.
Si tratta di un obbligo che, da un lato, consente di poter compiere una valutazione preventiva circa l‘idoneità del soggetto che si intende nominare come amministratore, dall‘altro,introduce un ulteriore presupposto di regolarità della nomina assembleare che sarà verificato dall’ufficio del registro delle imprese al momento dell‘iscrizione, trattandosi di una attività che rientra nei poteri di controllo formale attribuiti al conservatore.

6. Modifiche al codice civile: registrazione e cancellazione telematica della sede secondaria di una società soggetta alla legge di uno Stato membro

L‘art. 6 del D.lgs. n. 183/2021 ha inserito l‘art. 2508-bis c.c. che disciplina la fattispecie della registrazione e della cancellazione on-line della sede secondaria di una società soggetta alla legge di uno Stato membro dell’Unione europea.
L‘art. 2508-bis c.c. regola, in particolare, le modalità di deposito degli:
atti istitutivi di sedi secondarie nel territorio dello Stato da parte di società di capitali soggette alla legge di uno Stato membro;
atti di nomina dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria con l’indicazione dei relativi poteri;
Gli atti sopra indicati vanno depositati ai fini della loro iscrizione nel registro delle imprese presso un notaio esercente in Italia secondo:
le modalità disciplinate dagli art. 47-bis, art. 47-ter ed art. 52-bis della Legge 16 febbraio 1913, n. 89;
le modalità in videoconferenza di cui alle disposizioni di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1151.
L‘art. 2508-bis c.c. dispone inoltre che gli atti da depositare debbono essere contenuti in duplicati informatici o copie informatiche rilasciate dal registro delle imprese delle quali va garantita sia la provenienza dal registro sia la conformità ai corrispondenti documenti o informazioni nello stesso iscritti ai sensi del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.

Si evidenzia che il notaio può chiedere la presenza fisica delle parti o di alcune di esse, quando:
dubita dell’identità dei richiedenti;
rileva il mancato rispetto delle norme riguardanti la capacità di agire e la capacità dei richiedenti di rappresentare una società.
Ai fini della registrazione delle sedi secondarie, la norma dispone che debbono essere forniti i seguenti dati ed informazioni:

a) l’indirizzo e l‘attività della sede secondaria;
b) l’attività della sede secondaria;
c) il registro di iscrizione della società;
d) il numero di iscrizione della società nel registro;
e) la denominazione della società;
f) la forma legale della società;
g) l’ampiezza dei poteri dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria;
h) gli estremi dell’atto costitutivo ed eventualmente dello statuto ove presente come documento separato;
i) i dati personali dei legali rappresentanti della società;
l) i dati personali dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria;
m) l’eventuale stato di liquidazione della società, i dati personali dei liquidatori e i poteri agli stessi conferiti, nonché l’eventuale conclusione della procedura di liquidazione;
n) la pendenza di una procedura di insolvenza o di altra procedura di ristrutturazione aziendale connessa a crisi aziendale della società;
o) la data di chiusura della sede secondaria.

Devono essere altresì depositati i seguenti atti:

a) la nomina, la cessazione o la revoca dei liquidatori;
b) la nomina, la cessazione o la revoca dei legali rappresentanti della società;
c) la nomina, la cessazione o la revoca dei soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria;
d) l’ultimo bilancio di esercizio della società;
e) l’atto costitutivo e lo statuto, ove presente come documento separato, della società e le relative modifiche;
f) una dichiarazione resa dai soggetti che rappresentano stabilmente la società per le attività della sede secondaria circa l’inesistenza, a loro carico, delle cause di ineleggibilità previste dall’art. 2382 c.c. e di interdizioni dall’ufficio di amministratore adottate nei loro confronti in uno Stato membro dell’Unione europea.
È inoltre richiesto che gli atti ed i documenti siano accompagnati da una traduzione giurata quando sono redatti in una lingua straniera.
Nel caso in cui la registrazione della sede secondaria non può essere completata nel termine di 10 giorni dal momento della presentazione dei documenti e delle informazioni, l‘art. 2508-bis c.c. dispone che l‘ufficio del registro delle imprese deve comunicare ai richiedenti i motivi del ritardo.
La norma stabilisce inoltre che gli uffici del registro delle imprese debbono comunicare, tramite il sistema di interconnessione, ai registri delle imprese di altri Stati membri in cui sono registrate sedi secondarie di società di capitali regolate dalla legge italiana, le modifiche ai seguenti elementi:

a) denominazione della società;
b) sede legale della società;
c) numero di iscrizione della società nel registro;
d) forma legale della società;
e) legali rappresentanti, con specificazione se in forma congiunta o disgiunta, amministratori, componenti degli organi di controllo o di supervisione;
f) bilanci societari.

Gli uffici del registro delle imprese sono tenute non solo rilasciare una specifica ricevuta di ricezione della comunicazione ma anche iscrivere tempestivamente gli aggiornamenti dei dati.
La norma prescrive inoltre che l’istanza con cui viene richiesta la registrazione della sede secondaria di una società di capitali soggetta alla legge di uno Stato membro debba essere sottoscritta elettronicamente da un notaio esercente nel territorio dello Stato.

Gli adempimenti pubblicitari successivi alla registrazione possono essere assolti attraverso l‘ausilio di firma elettronica qualificata o firma digitale da un amministratore della società o dallo stabile preposto.

7. Scambio di informazioni su amministratori colpiti da cause di ineleggibilità o decadenza

L‘art. 13-decies della Direttiva (UE) 2019/1152 prescrive la necessità di predisporre norme sull’interscambio con gli altri registri delle informazioni concernenti l’esistenza di cause di ineleggibilità. La misura è finalizzata ad evitare che un soggetto interdetto dall‘assumere la carica di amministratore in uno Stato Membro possa eludere il divieto attraverso l’assunzione di una carica identica in un altro Stato Membro.

L‘art. 7 del D.lgs. n. 183/2021 dà attuazione a quanto disposto in materia dall‘art. 13-decies della Direttiva (UE) 2019/1152, avendo previsto che l’ufficio del registro delle imprese deve fornire, senza ritardo, le informazioni richieste dall’autorità di un altro Stato membro in merito all’esistenza di cause di ineleggibilità di cui all’art. 2382 c.c. a carico degli amministratori di società di capitali aventi sede nel territorio dello Stato richiedente.

Lo scambio delle informazioni avviene attraverso il sistema BRIS nel pieno rispetto della normativa in materia di tutela dei dati personali di cui al regolamento (UE) 2016/679.
Si segnala che gli effetti delle disposizioni di cui all‘art. 7 del D.lgs. n. 183/2021 inizieranno a decorrere a partire dal 1° agosto 2023.

8. Consultazione gratuita degli atti e dei dati tramite il BRIS

L‘art. 8 del D.lgs. n. 183/2021 ha ad oggetto le modalità di consultazione gratuita degli atti e dei dati tramite il sistema di interconnessione dei registri delle imprese a livello europeo (BRIS) nonché i parametri applicabili per determinare i diritti di consultazione in ossequio a quanto previsto dall’art. 19 della Direttiva (UE) 2019/1152.
L‘art. 8 del D.lgs. n. 183/2021 individua innanzitutto i dati oggetto di consultazione in quanto riporta un elenco della documentazione riguardante le società di capitali che possono essere resi disponibili gratuitamente attraverso il sistema BRIS, vale a dire:

a) denominazione della società;
b) forma legale della società;
c) sede legale della società;
d) Stato Membro di iscrizione;
e) numero di iscrizione della società;
f) EUID della società;
g) stato della società: 1) scioglimento; 2) liquidazione; 3) cancellazione; 4) attiva; 5) inattiva;
h) oggetto sociale;
i) legali rappresentanti, con specificazione se congiuntamente o disgiuntamente;
l) sedi secondarie aperte dalla società in altri Stati membri, e più precisamente:
1) nome della sede secondaria, ove esistente;
2) numero di iscrizione nel registro locale;
3) EUID della sede secondaria;
4) Stato membro in cui la sede secondaria è registrata.

La norma chiarisce che lo scambio di informazioni tra registri delle imprese effettuato attraverso il BRIS è gratuito.
Da ultimo viene precisato che i diritti applicati per ottenere dati e documenti attraverso il BRIS non possono eccedere i costi amministrativi, ivi compresi i costi di sviluppo e di mantenimento del registro delle imprese.

9. Modalità di rilascio ed autenticazione dei dati e dei documenti da parte del registro delle imprese

L‘art. 9 del D.lgs. n. 183/2021 attua quanto disposto dall‘art. 16-bis della Direttiva (UE) 2019/1152 nella parte in cui dispone che gli Stati membri debbano assicurare che le copie e gli estratti elettronici dei documenti e delle informazioni forniti dal registro siano stati autenticati per mezzo dei servizi fiduciari di cui al regolamento (UE) 2014/910. Con ciò si vuole garantire che le copie e gli estratti elettronici siano messi a disposizione dal registro e che il loro contenuto sia una copia certificata conforme del documento conservato dal registro o sia coerente con le informazioni in esso contenute.

A tale fine l‘art. 9 del D.lgs. n. 183/2021 dispone dunque che le copie e gli estratti di documenti e informazioni detenuti dagli uffici del registro delle imprese sono:
rilasciati in formato elettronico;
autenticati, salvo rinuncia del richiedente, ai sensi del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82.
Il conservatore del registro delle imprese provvede ad attestare la provenienza dal registro e la conformità ai documenti ed alle informazioni conservati.
Il Ministro dello sviluppo economico provvederà ad adottare un apposito decreto con cui saranno individuate le specifiche modalità per il rilascio delle copie e degli estratti.

10. Atti e documenti consultabili attraverso il BRIS

L‘art. 10 del D.lgs. n. 183/2021 dà attuazione alla direttiva con riferimento agli atti e documenti consultabili attraverso il BRIS, essendo stato specificato che le copie elettroniche dei documenti e delle informazioni siano rese pubblicamente disponibili attraverso il sistema di interconnessione dei registri.
L‘art. 10 del D.lgs. n. 183/2021 dispone infatti che gli uffici del registro delle imprese rendano consultabili tramite il BRIS gli atti e le informazioni di cui all’art. 14 della Direttiva (UE) 2017/1132 relativi alle società di capitali, vale a dire:

a) l’atto costitutivo e lo statuto, se quest’ultimo forma oggetto di atto separato;
b) le modifiche degli atti di cui alla lettera a), compresa la proroga della società;
c) il testo integrale dell’atto modificato nella sua redazione aggiornata dopo ogni modifica dell’atto costitutivo o dello statuto;
d) la nomina, la cessazione dalle funzioni nonché le generalità delle persone che, in quanto organo previsto per legge o membri di tale organo: i) hanno il potere di obbligare la società di fronte ai terzi e di rappresentarla in giudizio; le misure di pubblicità precisano se le persone che hanno il potere di obbligare la società possano agire da sole o siano tenute ad agire congiuntamente; ii) partecipano all’amministrazione, alla vigilanza o al controllo della società;
e) almeno una volta l’anno, l’importo del capitale sottoscritto, quando l’atto costitutivo o lo statuto menzionano un capitale autorizzato, a meno che ogni aumento del capitale sottoscritto comporti una modifica dello statuto;
f) i documenti contabili di ciascun esercizio finanziario la cui pubblicazione è obbligatoria in forza delle Direttive del Consiglio 86/635/CEE, 91/674/CEE e della Direttiva 2013/34/UE;
g) ogni trasferimento della sede sociale;
h) lo scioglimento della società;
i) la sentenza che dichiara la nullità della società;
j) la nomina e le generalità dei liquidatori e i loro rispettivi poteri, a meno che tali poteri risultino espressamente ed esclusivamente dalla legge o dallo statuto;
k) l’eventuale chiusura della liquidazione e la cancellazione dal registro negli Stati membri in cui quest’ultima produce effetti giuridici.

Gli uffici del registro delle imprese rendono consultabili gli atti e i documenti anche per società diverse dalle società di capitali.